Otevřená a uzavřená otázka mají různé úkoly

Uzavřená otázka je pro přesnost, ne pro lakonický styl

Uzavřená otázka obvykle míří na jasnou odpověď: ano, ne, případně na krátké upřesnění. V rozhovoru je užitečná, když potřebujete ověřit fakt, uzavřít nejasnost nebo přiblížit čtenáře k jednomu konkrétnímu bodu. Nepůsobí chladně sama o sobě; záleží na tom, zda ji použijete účelně. Když host hovoří obecně, uzavřený dotaz umí vrátit debatu z rozplývavého popisu zpět k jádru.

V podnikatelském rozhovoru může uzavřená otázka například potvrdit, zda změna procesu proběhla letos, zda se týkala celé firmy, nebo jen jedné části provozu. Tím se vyhnete tomu, že budete dál stavět na neurčité větě. Uzavřená otázka však není poslední slovo. Pokud odpověď zní stručně, je vhodné navázat další otázkou, která rozvine důvod, dopad nebo praktický příklad. Tím se zachová rovnováha mezi přesností a hloubkou.

Otevřená otázka dává prostor, ale potřebuje rámec

Otevřená otázka vybízí k vysvětlení, popisu nebo srovnání. Je vhodná na začátku tématu, při přechodu k nové části rozhovoru nebo tehdy, když chcete slyšet hostovu vlastní logiku. Sama o sobě ale nestačí, pokud je příliš široká. Dotaz typu „Co si o tom myslíte?“ může skončit dlouhou odpovědí, která bude zajímavá, ale nepovede k tomu, co skutečně potřebujete zjistit. Proto je lepší otevřenou otázku ukotvit v konkrétní situaci nebo okolnosti.

Když například host mluví o změně cenové politiky, otevřený dotaz může znít jako otázka na důvod rozhodnutí nebo na to, co bylo při změně nejtěžší. Taková formulace nechá prostor pro vysvětlení a současně drží téma. Otevřená otázka je také vhodná pro zachycení nuancí, které by se v uzavřeném dotazu ztratily. Její síla je v tom, že nechá hosta vybrat, co považuje za podstatné, ale tazatel musí být připraven vrátit rozhovor zpět k věci.

Jedna otázka, jeden úkol

Nejčastější chyba není špatný typ otázky, ale jejich směšování do jedné věty. Když se ptáte na důvod, čas, výsledek i budoucí plán současně, host si často vybere jen jednu část a ostatní se rozplynou. Proto je lepší rozdělit dotaz na několik krátkých kroků. Nejprve zjistěte fakt, potom důvod, nakonec dopad. Každá otázka má vlastní úkol a čtenář pak dostane srozumitelnější odpověď.

Tento princip je užitečný i při přípravě záznamu nebo redakční úpravy rozhovoru. Krátké a jasné otázky se lépe čtou i lépe stříhají. U dlouhých formulací navíc hrozí, že se host zamotá do odpovědi ještě předtím, než se dostane k hlavnímu bodu. Jedna otázka, jeden úkol, je jednoduché pravidlo, které výrazně zvyšuje přehlednost celého rozhovoru.

Střídejte typy otázek podle rytmu rozhovoru

Dobré vedení rozhovoru není monotónní sled jednoho typu dotazů. Po krátkém potvrzení může následovat otevřenější vysvětlení, po dlouhém popisu zase přesné upřesnění. Tím rozhovor získá rytmus a nevznikne dojem, že host jen recituje připravený text. Střídání typů otázek také pomáhá odhalit, kde odpověď opravdu něco vysvětluje a kde pouze obchází podstatu.

Před rozhovorem si proto označte, kde má být prostor pro rozvinutí a kde potřebujete přesnou odpověď. Když například host hovoří o tom, že firma „lépe pracuje s daty“, můžete nejprve použít otevřený dotaz na to, co se změnilo, a poté uzavřený dotaz na konkrétní nástroj, oddělení nebo postup. Takové střídání vede rozhovor přirozeně a zároveň drží jeho obsah pod kontrolou.

Ptejte se tak, aby odpověď byla použitelná

Smyslem rozhovoru není jen získat jakoukoli odpověď, ale odpověď, kterou lze dále použít. To znamená, že otázka má být srozumitelná, krátká a navázaná na předchozí kontext. Pokud host odpovídá vyhýbavě, neznamená to nutně jeho neochotu. Často jde o to, že otázka byla příliš široká nebo sloučila více úkolů najednou. Lepší otázka pak bývá přesnější, nikoli tvrdší.

Při přípravě je užitečné u každé otázky napsat si, co přesně má přinést: potvrzení faktu, vysvětlení příčiny, nebo konkrétní příklad. Když si tento účel stanovíte předem, snadněji poznáte, zda dotaz patří mezi otevřené, uzavřené, nebo navazující. Rozhovor tím nepřijde o spontánnost; naopak získá disciplínu, která dělá odpovědi čitelnějšími a užitečnějšími.

OD ČTENÍ K PRAXI

Co si odnést

Ke každé otázce si předem napište její přesný úkol.
Uzavřenou otázku použijte pro ověření faktu nebo upřesnění.
Otevřenou otázku formulujte dost konkrétně, aby neujela od tématu.
Nestavte do jedné věty důvod, čas, výsledek i budoucí plán.

Zdroje a další čtení

Redakční vzdělávací materiál. Modelové situace slouží k vysvětlení; nejde o záznam skutečného rozhovoru. Odkazy neznamenají partnerství se zdrojovými institucemi.